アクティヴ情報システム株式会社（以下、当社）は、情報セキュリティの確保を経営上の重要事項と位置づけ、お客様や取引先からお預かりした情報資産および当社の情報資産を事故・災害・犯罪などの脅威から守り、お客様ならびに社会の信頼に応えるべく、以下の方針に基づき全社で情報セキュリティに取り組みます。
1.経営者の責任
当社は、経営者主導で組織的かつ継続的に情報セキュリティの改善・向上に努めます。
2.社内体制の整備
当社は、情報セキュリティの維持及び改善のために組織を設置し、情報セキュリティ対策を社内の正式な規則として定めます。
3.従業員の取組み
当社の従業員は、情報セキュリティのために必要とされる知識、技術を習得し、情報セキュリティへの取り組みを確かなものにします。
4.法令及び契約上の要求事項の遵守
当社は、情報セキュリティに関わる法令、規制、規範、契約上の義務を遵守するとともに、お客様の期待に応えます。
5.違反及び事故への対応
当社は、情報セキュリティに関わる法令違反、契約違反及び事故が発生した場合には適切に対処し、再発防止に努めます。
制定日:2023年11月1日
アクティヴ情報システム株式会社
代表取締役社長 三輪 紘平
制定：2024年3月1日
代表取締役社長 三輪 紘平
株式会社アクティヴ情報システム（以下、「弊社」）は、福祉向けソフトウェア運用・保守・販売およびコンピュータ・OA機器販売を主要業務として事業展開しています。お客様の様々なニーズを理解し、最適なサービスを提供できるよう日々取り組んでおります。その中で利用する個人情報を保護するため、以下の通り方針を定め、必要な措置を講じるとともに、個人情報はお客様の預かり物という自覚のもとに全社員で活動します。
１. 個人情報の適切な取得、及び利用・提供に関する方針
・適法且つ公正な手段を用い、個人情報を取得します。
・各事業の業務内容及び規模を考慮した適切な個人情報の取得を行います。
・各個人情報の取得にあたり、利用及び提供の目的を明確にします。又、その目的を達成するために必要な範囲内でのみ利用し、そのための措置を講じます。
２. 個人情報の適正な管理に関する方針
・取得した個人情報は、最新の状態で且つ正確な状態で管理します。尚、本人から個人情報に関して開示、変更、又は削除等の要求があった場合には、遅滞無くこれに応じます。
・個人情報の漏えい、滅失又は毀損、関連する法令等に対する違反等、個人情報の取扱いの各局面におけるリスクを認識し、必要な対策を講じます。
・前述のような個人情報に関わる事故の発生等、万一の状況に備えた体制の整備及び速やかに是正対応策を実施します。
・個人情報の処理を外部に委託する必要がある場合、当社基準に照らして委託先の選定を行い機密保持契約の締結、及び個人情報取扱いに関する適切な管理・監督を行います。
３. 法令遵守に関する方針
・当社は、個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針及びその他の規範を遵守します。
４. 個人情報に関する問い合わせ・苦情及び相談への対応に関する方針
・当社は、個人情報の取り扱いに関する問い合わせ・苦情及び相談等に対応するため、窓口を設置し、適切且つ迅速な対応を行います。
５. 継続的な改善に関する方針
・当社は個人情報保護マネジメントシステムが適切に運用されていることを確認するために、定期的に運用の確認及び監査を実施し、状況の変化や社会的動向などを踏まえ、継続的に改善します。
個人情報の取り扱いに関するお問い合わせ及び苦情の申し出先
アクティヴ情報システム株式会社
個人情報保護管理者 営業部部長 日高 敏郎
TEL 0985-29-5376 FAX 0985-29-5397
１. 個人情報種類と利用目的
①お取引先担当者の個人情報
【利用目的：お取引担当者様への連絡、打合せ、業務の報告などのため】
②システム開発、運用、保守事業で取り扱うシステム内の個人情報
【利用目的：システム検証、動作確認、メンテナンスなどのため】
③当社従業者及び従業者の家族の個人情報
【利用目的：雇用管理（給与・税務管理、健康管理、年金・保険管理及び連絡等）のため】
④当社採用応募者に関する個人情報
【利用目的：採用の選考・検討や選考結果連絡のため】
⑤当社への問い合わせ者情報
【利用目的：問い合わせに対する回答のため】
２. 保有個人データの利用目的の通知、保有個人データの開示（第三者提供記録含む）、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止について
当社で保有している保有個人データについては、ご本人からの要請に応じて合理的な範囲で利用目的の通知、開示（第三者提供記録含む）、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止（以下“開示等”という。）を行います。
個人情報の開示等の要求につきましては、下記窓口までご連絡ください。また、開示等の申請手続きは以下の手順に従い実施します。
①開示等の求めの申請
【ご本人の場合】
・ご来社の場合
本人確認ができる身分証明書（運転免許証・パスポート・健康保険被保険者証・住民基本台帳カードのいずれか）のコピーをご提示ください（※なお、身分証明書のコピーで要配慮個人情報が含まれる場合は、予めその部分を黒く塗りつぶしておいてください）。ご本人であることを確認した上で、個人情報開示・訂正・削除等依頼書をお渡しいたします。必要事項を御記入の上、下記窓口へご提出ください。
・お電話の場合
氏名・住所・生年月日・電話番号等当社の質問にお答えいただき、ご本人であることを確認した上で、「個人情報の開示等の求め」を郵送またはＦＡＸいたします。必要事項をご記入し、下記窓口までご返送ください。
【代理人の場合】
代理人が開示等の要求をされる場合は、代理人様がご来社いただき、本人自筆の委任状及び本人確認ができる身分証明証コピーをご提示ください。併せて代理人様の身分証明書（運転免許証・パスポート・健康保険被保険者証・住民基本台帳カードのいずれか）のコピーをご提示ください。また、法定代理人の場合は、上記書類に加え、戸籍謄本又はその他法定代理権が確認できる公的書類をご提示ください。（※なお、身分証明書のコピーで要配慮個人情報が含まれる場合は、予めその部分を黒く塗りつぶしておいてください）。代理人本人の確認をした上で「個人情報の開示等の求め」をお渡しいたします。必要事項をご記入し、下記窓口へご提出ください。
②通知
「個人情報の開示等の求め」受取後、「個人情報の開示請求等への回答書」をお送りいたします。ただし、当社で検討の結果、要請の全部または一部について応えられない場合がございます。その場合、理由を明記した「個人情報の開示請求等への回答書」をお送りいたします。
③手数料
開示等の求めにかかる手数料は原則として無料です（ただし、情報量が多量な場合、調査に時間がかかる場合は手数料が発生する場合があります。その際は事前にご連絡します）。
④保有個人データの安全管理について
保有個人データは安全かつ正確に管理し、個人情報の漏えい、滅失またはき損が起こらないよう、アクセス制御、媒体の施錠保管、データのバックアップなど安全管理のための措置を講じております。
個人情報の取り扱いに関するお問い合わせ及び苦情の申し出先
アクティヴ情報システム株式会社
個人情報保護管理者 営業部部長 日高 敏郎
TEL 0985-29-5376 FAX 0985-29-5397